BAGIAN sumber daya manusia (SDM) sebuah perusahaan mencatat bahwa dalam dua tahun terakhir, rata-rata dua karyawan pensiun atau keluar setiap bulan. Hitungannya sederhana: tahun depan dibutuhkan 24 orang pengganti. Angkanya rapi, logis, dan siap masuk laporan rapat direksi. Masalahnya, angka 24 hanya menjawab “berapa”. Ia tidak menjawab “siapa” dan “sebaik apa”.
Cara berpikir ini lazim dan memang diajarkan dalam buku perencanaan sumber daya manusia (SDM) lewat metode ekstrapolasi, yaitu memproyeksikan kebutuhan masa depan dari pola masa lalu. Perencanaan tenaga kerja pada dasarnya bertumpu pada analisis kebutuhan dan analisis ketersediaan. Di banyak organisasi, analisis itu berhenti pada hitungan kuantitas dan syarat administratif. Kompetensi nyata seseorang, terutama rekam jejaknya, jarang ikut dihitung. Menurut saya, itu kekeliruan yang mahal.
Manusia Tidak Punya Lembar Spesifikasi
Mesin punya data kapasitas yang jelas: daya, kecepatan, batas beban. Manusia tidak. Bahan ajar perencanaan sumber daya manusia (SDM) mengakui bahwa informasi tentang kemampuan karyawan sering hanya berupa perkiraan karena tidak ada tolok ukur yang tegas, tidak seperti data energi sebuah mesin.
Karena kekosongan itu, ijazah dan sertifikat dipakai sebagai pengganti lembar spesifikasi. Keduanya mencatat apa yang pernah dipelajari seseorang, bukan apa yang sanggup ia kerjakan di bawah tenggat, tekanan, dan konflik antar rekan. Merencanakan tenaga kerja dengan dokumen semacam itu ibarat menyusun jadwal produksi dari brosur pabrik tanpa pernah menguji mesinnya.
Yang Kompeten Belum Tentu Bekerja Baik
Manusia adalah makhluk hidup dan tidak bisa dikendalikan seperti mesin. Materi yang baru saja saya baca memberi contoh yang tepat: seseorang bisa kompeten, tetapi kurang mampu menggunakan keterampilannya. Kesenjangan antara “mampu” dan “mau serta konsisten” inilah yang hanya bisa ditangkap oleh rekam jejak.
Ongkosnya nyata. Kesalahan merekrut membuat proyeksi tenaga kerja meleset, dan perusahaan harus mengulang analisis dari awal. Di sisi pasokan internal, keputusan promosi dan mutasi juga bergantung pada penilaian kualitas dan komposisi karyawan. Tanpa catatan kinerja yang tertata, promosi mudah jatuh pada siapa yang paling dekat dengan atasan, bukan siapa yang paling layak.
“Bukankah Rekam Jejak Lebih Subjektif dari Ijazah?”
Keberatan ini wajar. Ijazah tampak objektif karena berupa angka dan stempel, sedangkan penilaian kinerja rawan bias dan pilih kasih. Tetapi objektif tidak sama dengan relevan. Nilai indeks prestasi bisa tepat diukur dan tetap tidak berkaitan dengan kemampuan bekerja sama dalam tim.
Subjektivitas rekam jejak juga bukan takdir. Ia bisa ditekan dengan indikator kinerja yang terukur, penilaian dari beberapa pihak, serta pencatatan yang berkelanjutan dan bisa diverifikasi. Dengan begitu, kritik terhadap rekam jejak menjadi alasan untuk merancang sistem penilaiannya dengan benar, bukan alasan untuk membuangnya.
Dari Menghitung Kepala ke Membaca Jejak
Perencanaan sumber daya manusia (SDM) perlu bergeser dari sekadar menghitung kepala menjadi membaca jejak. Ada tiga langkah yang bisa dimulai sekarang. Pertama, bangun basis data kinerja karyawan yang mencatat capaian, evaluasi, dan riwayat penugasan secara konsisten, lalu jadikan data itu bahan resmi analisis pasokan tenaga kerja. Kedua, dalam seleksi, beri bobot pada referensi kerja dan uji kompetensi berbasis simulasi, bukan hanya berkas dan wawancara. Ketiga, gunakan catatan yang sama untuk promosi dan mutasi agar keputusan internal bisa dipertanggungjawabkan.
Pada akhirnya, angka 24 tadi baru berguna kalau kita tahu seperti apa 24 orang yang layak mengisinya. Perusahaan akan merencanakan tenaga kerja dengan menghitung kepala, atau dengan membaca jejak?
Penulis:
Hafsyah Umul Arif
Mahasiswa Jurusan Manajemen Universitas Pamulang
