Komponen-Komponen Perencanaan Sumber Daya Manusia

Abstrak

Perencanaan sumber daya manusia (SDM) merupakan proses menentukan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, menilai kemampuan SDM yang dimiliki organisasi, dan merancang langkah untuk menutup kesenjangan di antara keduanya.

Artikel ini membahas komponen-komponen perencanaan SDM menurut Mangkunegara (2013), yaitu tujuan SDM, perencanaan organisasi, audit SDM, peramalan SDM, dan pelaksanaan program SDM, beserta konsep pendukungnya seperti tujuan dan jenis perencanaan. Pemahaman atas kelima komponen ini membantu organisasi mengantisipasi perubahan, menghindari pemborosan, dan memastikan tersedianya tenaga kerja yang tepat dari sisi jumlah maupun kualifikasi.

Pendahuluan

Sumber daya manusia adalah salah satu aset terpenting dalam organisasi. Keberhasilan organisasi dalam mewujudkan visi dan misinya sangat bergantung pada ketersediaan tenaga kerja yang memiliki kompetensi sesuai kebutuhan. Karena itu, organisasi tidak dapat mengelola SDM secara spontan; diperlukan perencanaan yang matang agar jumlah dan kualifikasi karyawan selalu selaras dengan arah organisasi.

Menurut Mangkunegara (2013), perencanaan SDM terdiri atas lima komponen: tujuan sumber daya manusia (tujuan kepegawaian), perencanaan organisasi, audit sumber daya manusia, peramalan sumber daya manusia, dan pelaksanaan program sumber daya manusia. Setiap komponen memiliki peran penting dan saling berkaitan, sehingga untuk memahami perencanaan SDM secara utuh, kelima komponen tersebut perlu diuraikan satu per satu.

Tujuan Sumber Daya Manusia

Tujuan perencanaan SDM tidak berhenti pada membuat prediksi tentang masa depan. Menurut Michael Harris, tujuan yang lebih mendasar adalah mengantisipasi dan mengatasi hambatan SDM yang dapat menghalangi organisasi dalam memenuhi misi dan visinya. Perencanaan SDM dengan demikian merupakan proses yang mencakup tiga hal: menentukan kebutuhan SDM di masa depan (misalnya kompetensi apa yang dibutuhkan), menilai kemampuan SDM yang ada (misalnya keterampilan yang dimiliki karyawan), dan mengembangkan proses SDM untuk menutup kesenjangan antara kebutuhan dan kemampuan tersebut, misalnya melalui program pelatihan.

Hadari Nawawi (2015) menambahkan bahwa tujuan umum perencanaan SDM adalah menentukan berapa banyak tenaga kerja dan dengan kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan difokuskan pada perolehan dan pemeliharaan SDM yang mampu melaksanakan tugas secara efektif dan efisien. Secara konkret, tujuan tersebut dibedakan menjadi dua:

• Tujuan jangka pendek (satu tahun), yaitu menentukan posisi yang harus diisi pada tahun mendatang, baik dari segi jumlah maupun kualifikasi.
• Tujuan jangka menengah dan panjang (2–3 tahun atau lebih, hingga 5 tahun), yaitu mempertahankan dan memperluas daya saing organisasi.

Tujuan Manajemen SDM Menurut Cushway

Selain itu, Cushway merumuskan sejumlah tujuan manajemen SDM yang dapat dijadikan pedoman dalam menyusun langkah perencanaan, antara lain:

1. Melibatkan manajemen dalam pengembangan SDM agar organisasi memiliki pegawai berkinerja tinggi, siap menghadapi perubahan, dan memenuhi tugas pekerjaan secara legal.
2. Menerapkan dan memelihara kebijakan serta prosedur SDM yang memungkinkan tercapainya tujuan organisasi.
3. Membantu mengembangkan arah dan strategi organisasi secara keseluruhan, terutama yang berkaitan dengan SDM.
4. Memberikan dukungan dan menciptakan situasi yang membantu para penyelia mencapai tujuan mereka.
5. Mengelola krisis karyawan dan situasi sulit tanpa menghalangi organisasi mencapai tujuannya.
6. Menyediakan sarana komunikasi antara karyawan dan manajemen organisasi.
7. Bertindak sebagai pengelola standar organisasi dan nilai-nilai manajemen orang.

Tujuan Perencanaan

Setiap kegiatan organisasi memerlukan perencanaan yang matang dan sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai. Secara umum, tujuan perencanaan adalah sebagai berikut:

• Menjadi cara untuk mengantisipasi dan mengimbangi perubahan.
• Memberikan panduan bagi pimpinan maupun non-pimpinan.
• Menghindari, atau setidaknya meminimalkan, duplikasi dan pemborosan dalam pelaksanaan.
• Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan untuk memfasilitasi pemantauan.

Pendapat lain menyebutkan bahwa perencanaan juga bertujuan untuk menjadi standar kontrol (mencocokkan pelaksanaan dengan rencana), mengetahui kapan tindakan dimulai dan diselesaikan, mengetahui siapa saja yang terlibat beserta kualifikasi dan jumlahnya, memperoleh gambaran biaya dan kualitas pekerjaan, meminimalkan kegiatan tidak produktif serta menghemat biaya, tenaga, dan waktu, memberikan gambaran menyeluruh tentang pekerjaan, menyelaraskan dan mengintegrasikan berbagai subfungsi, serta mengidentifikasi hambatan dan kesulitan.

Dengan perencanaan SDM, perusahaan dapat memutuskan langkah yang perlu diambil untuk mencapai tujuannya, memahami pentingnya kebutuhan tenaga kerja di masa depan, dan memprediksi permintaan akan tenaga kerja terlatih.

Perencanaan Organisasi

Manfaat Perencanaan

Handoko (2014) menyatakan bahwa ada dua alasan mendasar perlunya perencanaan. Pertama, manfaat protektif, yaitu berkurangnya kemungkinan kesalahan dalam pengambilan keputusan. Kedua, manfaat positif, yaitu meningkatnya keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Manfaat perencanaan antara lain:

• Membantu manajemen beradaptasi dengan perubahan lingkungan.
• Membantu membangun pemahaman bersama tentang isu-isu kunci.
• Memungkinkan manajer memahami gambaran besar operasi dengan lebih jelas.
• Membantu mendefinisikan tanggung jawab dengan lebih tepat.
• Memberikan dasar untuk menyusun instruksi tindakan.

Badrudin (2013) berpendapat bahwa dengan membuat asumsi tentang masa depan dan menimbang dampak setiap keputusan, perencanaan dapat menurunkan risiko kegagalan organisasi dan ketidakpastian operasional. Sementara itu, Robbins dan Coulter (2014) menyebutkan empat manfaat perencanaan: menetapkan standar manajemen, memberikan arahan, meminimalkan pemborosan dan redundansi, serta mengurangi dampak perubahan.

Dengan perencanaan, karyawan menyadari tujuan organisasi atau unit kerja dan apa yang harus dilakukan untuk mencapainya, sehingga mereka dapat berkoordinasi dan berkolaborasi. Tanpa perencanaan, banyak tim dan individu dapat memiliki tujuan yang saling bersaing, yang menyulitkan organisasi mencapai sasarannya. Perencanaan juga mendorong manajer mengantisipasi perubahan, memikirkan dampaknya, dan menyusun strategi yang sesuai sehingga ketidakpastian berkurang. Waktu, sumber daya, dan pekerjaan yang tumpang tindih pun dapat ditekan, dan inefisiensi dapat diidentifikasi untuk diperbaiki.

Jenis Perencanaan

Rencana secara garis besar terbagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis berlaku untuk seluruh organisasi, menetapkan tujuan menyeluruh, dan bertujuan menempatkan bisnis dalam lingkungannya (Robbins, 2014). Rencana operasional menjabarkan bagaimana tujuan strategis tersebut dicapai. Rencana operasional sendiri terdiri atas dua kategori: rencana sekali pakai, yang dibuat untuk mencapai tujuan tertentu dan tidak digunakan lagi, serta rencana tetap, yang digunakan untuk menghadapi keadaan yang dapat diperkirakan dan berulang (Handoko, 2014).

Rencana operasional berbeda dari rencana strategis dalam tiga hal utama:

• Kerangka waktu: rencana strategis berorientasi jangka panjang, sedangkan rencana operasional biasanya berjangka satu tahun.
• Cakupan: rencana operasional memiliki jangkauan terbatas, sedangkan rencana strategis berdampak luas pada seluruh operasi organisasi.
• Tingkat detail: tujuan strategis dirumuskan dengan bahasa yang luas agar seluruh karyawan melihat aktivitas organisasi secara menyeluruh, sedangkan rencana operasional lebih spesifik dan berorientasi pada detail sebagai turunan dari rencana strategis.

Audit Sumber Daya Manusia

Audit SDM adalah inspeksi dan analisis terhadap program SDM. Audit ini dilakukan khusus pada bagian SDM, namun tidak hanya berfokus pada operasional di bagian tersebut. Fungsi manajemen SDM, termasuk yang dijalankan manajer dan supervisor, dipelajari sebagai bagian dari audit bisnis secara keseluruhan.

Menurut Malayu S. P. Hasibuan, audit SDM merupakan tindak lanjut dari pemenuhan rencana yang telah dilakukan, dan sangat penting untuk mengetahui apakah pekerja berfungsi secara efektif serta berperilaku sesuai rencana. Dapat disimpulkan bahwa audit SDM adalah teknik yang membantu pencapaian tujuan organisasi dan fungsional perusahaan secara keseluruhan, sekaligus memberikan saran perbaikan atas kekurangan pada kegiatan SDM yang diaudit sehingga program dan kegiatan tersebut dapat disempurnakan.

Peramalan Sumber Daya Manusia

Dari sisi permintaan, peramalan SDM bertujuan mengukur berapa banyak karyawan yang dibutuhkan perusahaan di masa depan. Sebelum memilih metode yang paling akurat, organisasi perlu mengenali berbagai teknik peramalan yang tersedia. Beberapa teknik yang umum digunakan adalah sebagai berikut.

Jajak Pendapat Manajer

Para manajer atau spesialis memproyeksikan kebutuhan staf di departemen masing-masing. Departemen SDM kemudian mengonsolidasikan informasi tersebut menjadi rencana resmi yang mempertimbangkan kebutuhan perusahaan.

Teknik Delphi

Sekelompok ahli, umumnya manajer, memberikan perkiraan. Perencana departemen personalia berperan sebagai perantara yang menyatukan sudut pandang berbeda dan menyampaikan hasilnya kepada para ahli. Para ahli lalu disurvei ulang setelah menerima masukan, demikian seterusnya hingga tercapai kesepakatan. Biasanya 4–5 putaran survei sudah cukup.

Evaluasi Tren: Ekstrapolasi dan Indeksasi

Ekstrapolasi mengembangkan perkiraan berdasarkan tingkat perubahan historis. Misalnya, jika rata-rata dua pekerja produksi dipekerjakan setiap bulan selama dua tahun sebelumnya, maka akan dipekerjakan 24 pekerja pada tahun berikutnya. Indeksasi memprediksi kebutuhan karyawan dengan mengaitkan indeks pada tingkat pertumbuhan tertentu; contohnya, perencana dapat menetapkan bahwa departemen produksi membutuhkan satu karyawan baru untuk setiap kenaikan penjualan sepuluh juta rupiah.

Kedua pendekatan ini mengasumsikan faktor-faktor yang memengaruhi permintaan tetap konstan, sehingga kurang tepat untuk estimasi jangka panjang. Perubahan faktor tersebut dapat diperhitungkan dengan analisis statistik yang lebih canggih, seperti regresi dan korelasi.

Teknik Lainnya

• Perencanaan dan analisis anggaran: anggaran perusahaan menunjukkan seberapa besar penambahan staf yang secara finansial dimungkinkan.
• Analisis data dan perubahan inventaris karyawan (pensiun, pemutusan hubungan kerja, dan sebagainya) untuk memproyeksikan kebutuhan jangka pendek, serta rencana jangka panjang setiap departemen untuk estimasi jangka panjang.
• Analisis usaha baru: membandingkan dengan bisnis yang telah menjalankan aktivitas sebanding. Sebagai contoh, perencana proyek perluasan kilang Cilacap memperkirakan kebutuhan tenaga kerja pada tiap tahap dengan data pembanding dari proyek perluasan kilang di Eropa.
• Model komputer: sekumpulan rumus matematika yang digunakan bersamaan untuk menentukan kebutuhan SDM di masa depan.
• Pendekatan normatif (struktural): menggunakan struktur organisasi perusahaan, departemen, atau divisi sebagai dasar, dengan premis bahwa struktur tersebut mewakili seluruh kegiatan operasional.

Pelaksanaan Program Sumber Daya Manusia

Organisasi yang berkembang membutuhkan SDM yang unggul. Seiring meningkatnya persaingan bisnis, departemen SDM dituntut lebih produktif agar perusahaan tetap berjalan. Program pelatihan dan pengembangan SDM perlu dilaksanakan untuk menjawab tantangan tersebut. Memiliki SDM yang berkualitas akan membantu kemampuan perusahaan untuk berkembang dan mencapai tujuannya. Dengan demikian, pelaksanaan program SDM merupakan tahap yang menerjemahkan seluruh hasil perencanaan, audit, dan peramalan menjadi tindakan nyata.

Penutup

Perencanaan SDM terdiri atas lima komponen yang saling terkait: tujuan SDM, perencanaan organisasi, audit SDM, peramalan SDM, dan pelaksanaan program SDM. Tujuan SDM memberi arah, perencanaan organisasi memberi kerangka kerja, audit SDM menilai kondisi dan efektivitas, peramalan SDM memproyeksikan kebutuhan, dan pelaksanaan program SDM mewujudkan semuanya dalam tindakan. Jika salah satu komponen diabaikan, perencanaan menjadi tidak utuh dan risiko ketidaksesuaian antara kebutuhan dan ketersediaan tenaga kerja meningkat. Oleh sebab itu, organisasi perlu mengidentifikasi dan mengelola kelima komponen tersebut secara terpadu.

Penulis: