Ketika mendengar istilah perencanaan sumber daya manusia, mungkin yang kita pikirkan adalah perusahaan sedang menghitung berapa banyak karyawan yang dibutuhkan, kapan harus merekrut karyawan baru, atau kapan harus menambah tenaga kerja. Namun, menurut saya, pemahaman tersebut sudah tidak cukup untuk kondisi dunia kerja saat ini.
Perencanaan sumber daya manusia atau MSDM tidak hanya menjawab pertanyaan “Berapa orang yang kita butuhkan?”, tetapi juga “Orang seperti apa yang kita butuhkan dan kemampuan apa yang harus mereka miliki?”
Hal ini menjadi semakin penting karena dunia kerja terus mengalami perubahan. Perkembangan teknologi, kecerdasan buatan atau AI, kondisi ekonomi, perubahan generasi, dan persaingan bisnis membuat perusahaan harus lebih baik dalam merencanakan kebutuhan SDM.
Menurut saya, ada beberapa faktor utama yang memengaruhi perencanaan MSDM.
1. Perkembangan Teknologi dan AI
Teknologi menjadi salah satu faktor yang sangat memengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Saat ini, banyak pekerjaan yang sudah dibantu oleh teknologi dan AI. Beberapa pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual mulai dapat dilakukan dengan bantuan sistem.
Namun, menurut saya, perusahaan tidak seharusnya melihat AI hanya sebagai ancaman yang akan menggantikan manusia. Justru perusahaan harus mempersiapkan karyawannya agar mampu menggunakan teknologi tersebut.
World Economic Forum dalam Future of Jobs Report 2025 menyebutkan bahwa sekitar 86% perusahaan yang disurvei memperkirakan AI dan teknologi pemrosesan informasi akan mengubah bisnis mereka hingga tahun 2030. Selain itu, 77% perusahaan berencana melakukan reskilling dan upskilling kepada karyawan.
Artinya, perusahaan tidak hanya perlu memikirkan jumlah karyawan, tetapi juga kemampuan yang dibutuhkan di masa depan.
Contohnya, perusahaan mungkin sebelumnya membutuhkan banyak karyawan untuk pekerjaan administrasi. Namun, ke depannya perusahaan mungkin lebih membutuhkan karyawan yang mampu menggunakan teknologi, mengolah data, memahami AI, berkomunikasi, dan memecahkan masalah.
2. Kondisi Ekonomi
Kondisi ekonomi juga berpengaruh terhadap perencanaan SDM.
Ketika bisnis sedang berkembang, perusahaan mungkin membutuhkan lebih banyak karyawan. Sebaliknya, ketika penjualan menurun atau biaya operasional meningkat, perusahaan harus lebih berhati-hati dalam melakukan perekrutan.
Menurut saya, perusahaan tidak seharusnya merekrut hanya karena saat ini sedang kekurangan orang. Perusahaan juga harus melihat kondisi bisnis beberapa bulan atau beberapa tahun ke depan.
Hal yang perlu dipertimbangkan antara lain penjualan, biaya tenaga kerja, produktivitas, dan kemampuan perusahaan dalam memberikan gaji serta fasilitas kepada karyawan.
Jadi, perencanaan SDM harus berjalan bersama dengan perencanaan bisnis.
3. Perubahan Generasi Tenaga Kerja
Saat ini, perusahaan memiliki tenaga kerja dari berbagai generasi, seperti Baby Boomers, Generasi X, Milenial, dan Generasi Z.
Setiap generasi dapat memiliki cara kerja, kebutuhan, dan harapan yang berbeda.
Generasi muda, misalnya, biasanya lebih dekat dengan teknologi dan memiliki harapan terhadap fleksibilitas kerja, kesempatan belajar, serta pengembangan karier.
Menurut saya, perusahaan tidak bisa menggunakan pendekatan yang sama untuk semua generasi. Perusahaan perlu memahami karakter tenaga kerjanya agar dapat menentukan strategi rekrutmen, pelatihan, pengembangan karier, dan retensi yang tepat.
Jadi, perencanaan SDM bukan hanya tentang “berapa orang yang tersedia?”, tetapi juga “seperti apa karakter tenaga kerja yang kita miliki?”
4. Strategi dan Tujuan Perusahaan
Perencanaan SDM harus mengikuti tujuan perusahaan.
Jika perusahaan ingin melakukan ekspansi, tentu kebutuhan SDM akan berbeda dengan perusahaan yang sedang melakukan efisiensi.
Begitu juga jika perusahaan ingin mengembangkan bisnis berbasis teknologi. Perusahaan akan membutuhkan karyawan dengan kemampuan yang berbeda dibandingkan perusahaan yang lebih fokus pada pelayanan pelanggan.
Karena itu, HR harus memahami arah perusahaan.
Sederhananya:
Strategi bisnis menentukan kebutuhan SDM, sedangkan SDM membantu strategi bisnis menjadi kenyataan.
Contohnya, jika perusahaan ingin membuka 50 outlet baru, perusahaan tidak cukup hanya menghitung jumlah karyawan yang dibutuhkan. Perusahaan juga harus memikirkan siapa yang akan menjadi pemimpin outlet, bagaimana pelatihannya, dari mana talent tersebut diperoleh, dan bagaimana cara mempertahankan mereka.
5. Kondisi Pasar Tenaga Kerja
Perencanaan SDM juga dipengaruhi oleh kondisi tenaga kerja di luar perusahaan.
Tidak semua posisi mudah mendapatkan kandidat. Ada posisi yang memiliki banyak pelamar, tetapi ada juga posisi yang membutuhkan keahlian khusus dan sulit mendapatkan kandidat yang sesuai.
Masalah ini semakin penting karena adanya skills gap atau kesenjangan keterampilan.
World Economic Forum mencatat bahwa 63% perusahaan yang disurvei menganggap kesenjangan keterampilan sebagai salah satu hambatan utama dalam perubahan bisnis.
Artinya, perusahaan tidak bisa hanya menunggu kandidat yang sudah memiliki semua kemampuan yang dibutuhkan.
Perusahaan perlu membangun kemampuan karyawan dari dalam melalui pelatihan, pengembangan karier, reskilling, dan upskilling.
Menurut saya, pola pikir yang penting adalah:
Jangan hanya merencanakan siapa yang akan direkrut, tetapi juga siapa yang akan dikembangkan.
6. Peraturan Pemerintah dan Faktor Eksternal
Perencanaan SDM juga dipengaruhi oleh faktor dari luar perusahaan, seperti perubahan peraturan ketenagakerjaan, kondisi sosial, politik, dan lingkungan bisnis.
Perubahan peraturan dapat memengaruhi sistem kerja, gaji, jam kerja, hubungan antara perusahaan dan karyawan, serta kebijakan perusahaan.
Karena itu, HR harus mengikuti perubahan lingkungan di luar perusahaan sebelum membuat keputusan terkait SDM.
Beberapa faktor eksternal yang dapat memengaruhi perencanaan SDM antara lain ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan pemerintah, teknologi, dan persaingan.
7. Kondisi Internal Perusahaan
Selain faktor eksternal, kondisi di dalam perusahaan juga sangat penting.
Perusahaan dengan tingkat turnover yang tinggi tentu memiliki kebutuhan SDM yang berbeda dengan perusahaan yang memiliki tingkat retensi karyawan yang baik.
Perusahaan juga perlu melihat kondisi seperti:
- jumlah dan komposisi karyawan;
- kompetensi karyawan;
- tingkat turnover;
- produktivitas;
- kebutuhan pelatihan;
- struktur organisasi;
- budaya perusahaan; dan
- potensi karyawan yang dapat dikembangkan.
Dengan melihat kondisi tersebut, perusahaan dapat menentukan apakah kebutuhan SDM harus dipenuhi melalui rekrutmen, mutasi, promosi, pelatihan, atau pengembangan karyawan yang sudah ada.
Perencanaan SDM Harus Berubah: Dari Reaktif Menjadi Antisipatif
Menurut saya, tantangan perusahaan saat ini bukan hanya kekurangan karyawan, tetapi juga salah memprediksi kebutuhan karyawan.
Perusahaan yang baru mencari karyawan ketika sudah kekurangan orang sebenarnya sudah terlambat. Begitu juga dengan perusahaan yang baru memberikan pelatihan ketika kemampuan karyawannya sudah tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Perencanaan SDM seharusnya dilakukan lebih awal.
HR perlu bertanya:
“Jika bisnis kita berubah dua tahun lagi, apakah karyawan yang kita miliki sekarang masih memiliki kemampuan yang dibutuhkan?”
Jika jawabannya belum, maka perusahaan harus mulai mempersiapkannya dari sekarang.
Karena itu, workforce planning saat ini perlu menggunakan data. Perusahaan dapat melihat data turnover, produktivitas, kompetensi, masa kerja, kebutuhan bisnis, serta kemampuan yang akan dibutuhkan di masa depan.
Dengan data tersebut, perusahaan dapat membuat keputusan SDM yang lebih tepat.
Kesimpulan
Pada akhirnya, perencanaan MSDM bukan hanya tentang menghitung jumlah karyawan. Perencanaan MSDM adalah proses mempersiapkan orang yang tepat, dengan kemampuan yang tepat, pada waktu yang tepat.
Banyak faktor yang memengaruhi perencanaan SDM, mulai dari perkembangan teknologi dan AI, kondisi ekonomi, perubahan generasi, strategi perusahaan, kondisi pasar tenaga kerja, peraturan pemerintah, hingga kondisi internal perusahaan.
Menurut saya, perusahaan yang mampu merencanakan SDM dengan baik akan lebih siap menghadapi perubahan.
Sebab, teknologi dapat dibeli, sistem dapat dibuat, dan modal dapat dicari. Namun, manusia tetap menjadi bagian penting dalam menjalankan semua hal tersebut.
Karena itu, di era yang terus berubah, pertanyaan perusahaan seharusnya bukan lagi:
“Berapa banyak karyawan yang kita butuhkan?”
Tetapi:
“Apakah karyawan yang kita miliki hari ini sudah siap menghadapi kebutuhan perusahaan di masa depan?”
Menurut saya, jawaban dari pertanyaan tersebut merupakan inti dari perencanaan MSDM modern.
Penulis:
Zulfi Bagus Krisdianto
Dosen Pengampu: Rima Handayani, S.E., M.Si.
Mata Kuliah: Perencanaan SDM
Mahasiswa Program Studi Manajemen, Universitas Pamulang
