MENGIKUTI perkembangan zaman yang semakin canggih, tentunya semakin banyak software yang dapat menunjang untuk mempermudah alur pendaftaran ataupun kuis, sampai dengan proses pengumpulan hasil data pendaftaran ataupun hasil kuis. Salah satu softwarenya adalah Microsoft Forms, yaitu sebuah aplikasi bagian dari Office 365 yang digunakan untuk membuat survei, polling, kuis secara online. Microsoft Forms dapat diakses dengan gratis dan mudah, hanya dengan memiliki akun Microsoft 365.
Salah satu pemanfaatan Microsoft Forms yaitu kita dapat membuat sebuah sistem pendaftaran ataupun kuis online, sehingga dapat memudahkan proses alur pendaftaran sampai dengan terkonfirmasinya peserta bahwa sudah terdaftar dan memudahkan alur kuis online sampai dengan melihat hasil kuis secara otomatis, dan memudahkan dalam mengumpulkan serta mengelola data hasil pendaftaran ataupun hasil kuis online secara cepat dan tepat. Dengan menggunakan Microsoft Forms juga, kita dapat terintegrasi dengan aplikasi Microsoft lainnya.
Apakah kalian masih menggunakan cara manual melalui media kertas dalam proses pendaftaran ataupun kuis, dan juga dalam mengumpulkan data? Jika iya, tentunya sudah pasti memakan banyak waktu, tenaga dan biaya. Oleh karena itu, sudah saatnya beralih menggunakan Microsoft Forms. Berikut adalah cara membuat sistem pendaftaran kegiatan dan kuis online berbasis Microsoft Forms.
Cara membuat sistem pendaftaran berbasis Microsoft Forms
1. Sign in akun Microsoft 365 yang sudah terdaftar, lalu akan diarahkan masuk ke dalam Microsoft 365. Setelah itu pilih Microsoft Excel, lalu klik “Insert”, pilih icon “Forms”, lalu pilih “New Form”. Kemudian akan diarahkan masuk ke laman Microsoft Forms.
2. Buatlah judul atau nama kegiatan dan deskripsi kegiatan pada Header Forms. Dan pada Header Forms bisa disisipkan media berupa gambar.
3. Buatlah beberapa pertanyaan seputar identitas diri dengan klik “Add New” dan disetiap pertanyaan bisa memilih fitur Text, Choice, Date dan lainnya (disesuaikan dengan kebutuhan pada setiap masing-masing pertanyaan. Pada setiap pertanyaan yang dibuat bisa diatur untuk Required (diperlukan diisi atau tidak), dan jawaban pada pertanyaan tersebut bisa diatur untuk Long answer (jawaban panjang atau tidak).
4. Jika sudah selesai membuat pertanyaan, maka klik “Collect responses” dan pilih opsi “Anyone can respond” agar siapapun dapat merespon . Formulir pendaftaran dapat dibagikan melalui link tautan, lalu URL link bisa diperpendek dengan klik “Shorten URL”. Dan formulir pendaftaran juga dapat dibagikan melaui QR code, lalu code nya dapat di unduh.
5. Setelah formulir pendaftaran pelatihan telah selesai dibuat. Dilanjutkan dengan masuk ke Microsoft Power Automate, untuk membuat pesan email konfirmasi pendaftaran secara otomatis saat peserta sudah mengirimkan formulir pendaftarannya. Di sini kita menggunakan templat yang sudah disediakan yaitu templat alur “Send an email to responder when response submitted in Microsoft Forms”. Alur ini akan terhubung ke akun Microsoft Forms dan Microsoft Outlook yang telah terpasang. Setelah itu klik “lanjutkan”.
Pada bagian Condition akan dihapus dan diganti dengan Microsoft Outlook Office 365. Untuk menghapus bagian condition klik “titik tiga sejajar”, lalu pilih “hapus”.
6. Setelah terhapus, klik “Langkah baru” untuk membuat langkah alur baru.
Pada bagian kolom Cari konektor, cari Microsoft Outlook, lalu pilih Office 365 Outlook. Dan pada bagian tindakan pilih Kirim email (V2).
7. Pada bagian langkah alur yang pertama dan kedua, untuk ID Formulir dipilih dengan formulir yang akan disambungkan atau dipakai. Pada bagian langkah alur yang ketiga, alur akan disambungkan dengan isi formulir pendaftaran dengan klik “Tambahkan konten dinamis”. Pada bagian Kepada pilih Alamat Email. Bagian Subjek, bisa diisi dengan pemberitahuan bahwa sudah terkonfirmasi sudah terdaftar, dan pilih Nama Lengkap (Sesuai identitas diri).
Bagian isi, diisi dengan pesan yang berisikan informasi bahwa peserta tersebut telah terdaftar pada kegiatan pelatihan (isi pesan bisa disesuaikan dengan pesan yang diinginkan), lalu pilih Nama Lengkap (Sesuai identitas diri). Jika alur sudah selesai, lalu klik simpan.
8. Untuk menguji alur yang telah dibuat berhasil atau tidaknya alur tersebut dijalankan, klik “Pengujian”, lalu pilih “Secara manual”, kemudian klik “Pengujian”. Untuk uji alur secara manual, dilakukan dengan mencoba mengisi formulir pendaftaran pelatihan. Jika alur berhasil dijalankan, akan muncul pemberitahuan seperti berikut, dan peserta menerima email konfirmasi pendaftaran secara otomatis.
Cara membuat kuis berbasis Microsoft Forms
1. Masuk ke Microsoft Forms, lalu pilih “New Quiz”.
2. Buat judul kuis dan deskripsi yang berisikan tentang informasi kuis pada Header Forms
3. Klik “Add new”, lalu pilih Text untuk membuat data diri peserta seperti nama dan Alamat email (bisa disesuaikan dengan kebutuhan) sebelum memulai kuis.
4. Klik “Add new”, lalu pilih Section untuk menambahkan bagian sebagai pembatas untuk membuat soal kuis. Pada bagian kolom nya bisa diisi seputar informasi kuis.
5. Klik “Add new” untuk membuat pertanyaan kuis. Pada setiap pertanyaan bisa memilih fitur Text, Choice, dan lainnya (disesuaikan dengan kebutuhan pada setiap masing-masing pertanyaan). Setiap pertanyaan bisa diaktifkan fitur Math (Matematika) jika diperlukan. Setiap pertanyaan yang dibuat bisa diatur untuk Required (diperlukan diisi atau tidak), dan jawaban pada setiap pertanyaan bisa diatur Long answer (jawaban panjang atau tidak) ataupun Multiple answer (jawaban ganda atau tidak). Dan di setiap pertanyaan bisa dimasukkan nilai di kolom points.
6. Jika sudah selesai membuat pertanyaan, kuis yang dibuat bisa diatur untuk waktu pengerjaan dan durasi pengerjaan kuis pada fitur “Settings”.
7. Setelah itu, kuis bisa dibagikan melalui link tautan pada fitur “Collect responses”.
8. Jika sudah ada yang mengisi kuis, kita bisa melihat jawaban ataupun hasil kuis peserta di bagian “Responses” pada forms. Dan bisa melihat jawaban ataupun hasil kuis di dalam Excel dengan klik “Open in Excel”.
Itulah tips and trik cara membuat sistem pendaftaran dan kuis menggunakan Microsoft Forms.
Mudah untuk diikuti bukan? Karena Microsoft Forms di desain dengan user friendly, sehinggat sangat mudah untuk digunakan. Tidak membutuhkan adaptasi yang lama dan sulit untuk memahami proses pembuatan sistem pendaftaran dan kuis berbasis Microsoft Forms. Untuk kalian yang ingin bekerja secara produktif, tanpa perlu pikir panjang kalian harus menggunakan Microsoft Forms karena kemudahan yang dibawanya dan dapat terintegrasi dengan aplikasi Microsot lainnya.
Penulis:
Kirana Gusty Khairunnisa Ramdhan
(Universitas Pamulang)
