DALAM dunia bisnis, sistem pembukuan sangatlah penting untuk mengatur keuangan perusahaan. Sistem pembukuan yang tertib dapat membantu perusahaan untuk mengatur keuangan dengan terstruktur dan tepat waktu.
Salah satu cara untuk melakukan pembukuan adalah dengan menggunakan Microsoft Excel. Microsoft Excel adalah sebuah program spreadsheet yang digunakan untuk mengelola data dalam bentuk tabel.
Dalam artikel ini, akan dijelaskan tentang sistem pembukuan menggunakan Microsoft Excel:
Menentukan Jenis Akun dan Membuat Daftar Rekening Perusahaan
Hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan jenis dan kelompok akun yang digunakan dalam pembukuan perusahaan. Misalnya, akun aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan dan biaya. Setelah itu, buat sebuah daftar rekening yang akan digunakan. Pada daftar rekening, ditulis nama rekening, jenis akun, deskripsi, dan kode akun untuk mempermudah pelaporan data. Daftar rekening ini akan menjadi panduan dalam melakukan pembukuan.
Memasukkan Transaksi Keuangan Perusahaan ke dalam Excel
Setelah menentukan daftar rekening, langkah selanjutnya adalah memasukkan data transaksi keuangan ke dalam Microsoft Excel. Hal ini dimaksudkan agar data transaksi dapat tercatat dengan rapi dan mudah dilihat. Data transaksi yang dimasukkan termasuk deskripsi kegiatan, tanggal, jumlah uang, dan jenis rekening yang terlibat. Selain itu, dapat dibuat juga kolom untuk menandai transaksi yang sudah divalidasi atau belum divalidasi, dan juga kolom untuk menyimpan bukti transaksi seperti faktur atau kwitansi.
Membuat Laporan Keuangan
Setiap perusahaan memerlukan sebuah laporan keuangan yang memuat informasi-informasi mengenai keuangan perusahaan. Dalam Microsoft Excel, laporan keuangan dapat dipersiapkan dengan mudah dan cepat. Ada beberapa jenis laporan keuangan yang dapat dibuat seperti laporan neraca, laporan laba rugi, dan laporan perubahan ekuitas. Laporan ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan jenis data yang ingin ditampilkan.
Membuat Laporan Budgeting
Budgeting menjadi sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Dalam Microsoft Excel, dapat dibuat laporan budgeting yang memuat perencanaan keuangan perusahaan dalam periode tertentu. Dalam laporan budgeting, dituliskan detail mengenai rencana pengeluaran dan penerimaan perusahaan. Dalam laporan ini, dapat dibuat juga kolom untuk memantau pengeluaran yang terjadi sebenarnya dan melakukan perbandingan antara rencana budgeting dengan pengeluaran sebenarnya.
Menggunakan Fitur-Fitur Excel Yang Ada
Dalam Microsoft Excel, banyak fitur yang dapat digunakan untuk memudahkan membuat dan mengelola sistem pembukuan. Beberapa fitur yang penting dan sering digunakan antara lain:
Pivot Table dan Chart: Berfungsi untuk melakukan analisis data dan membantu dalam penyajian data secara visual.
Conditional Formatting: Berfungsi untuk menyoroti sel yang memenuhi kriteria tertentu, sehingga memudahkan dalam memonitor data.
Data Validation: Berfungsi untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan sesuai dengan format dan jenis data yang diinginkan.
Formula dan Function: Berfungsi untuk melakukan penghitungan data dengan mudah.
Macro: Berfungsi untuk melakukan tugas-tugas tertentu secara otomatis.
Pada tanggal 25 Mei 2023, kami mahasiswa semester 4 Universitas Pamulang memiliki kesempatan untuk berbagi ilmu mengenai pembukuan sederhana kepada guru, komite, dan pihak lainnya di PAUD Al-Istiqomah yang berada di Jl. Kali Licin, Gang Namin RT. 09/13, Pancoranmas Depok, Jawa barat dengan memanfaatkan Microsoft Excel.
Kegiatan ini merupakan program Pengabdian Mahasiswa Kepada Masyarakat untuk meningkatkan kualitas masyarakat di sekitar Universitas Pamulang, sehingga diharapkan masyarakat akan mampu bersaing di masa yang akan datang.
Sebelum memulai kegiatan PMKM pada hari itu, kami memulai dengan sambutan dari Dosen Pembimbing kami yakni Bapak Syamsuri M.M., M.Ak., PIA., serta sambutan dari salah satu perwakilan guru PAUD Al- Istiqomah, yang kemudian diakhiri dengan sambutan perwakilan dari ketua kelompok sebagai bentuk rasa terima kasih kami atas kesempatan yang telah diberikan.
Pada kesempatan kali ini kami menjelaskan mengenai cara membuat pembukuan sederhana terkait pemasukkan dan pengeluaran kas. PAUD Al-Istiqomah masih menggunakan pencatatan manual dalam melakukan pembukuannya, sehingga penyuluhan mengenai pembukuan ini dinilai tepat sasaran, dan diharapkan membantu PAUD Al-Istiqomah dalam melakukan pembukuan pada periode berikutnya.
Selain memberikan penjelasan terkait cara pengisian pembukuan yang telah dibuat, sebelumnya kami memberikan sedikit penjelasan mengenai cara pembuatan tabel dan penggunaan rumus-rumus yang memudahkan dalam melakukan perhitungan. Sehingga penyelenggara PAUD Al-Istiqomah bukan hanya mampu menggunakan pembukuannya saja, tetapi juga mengerti cara membuat dan mempermudah pembukuan yang akan mereka lakukan.
Selama proses PMKM berjalan, kami melihat antusiasme perwakilan guru dan komite PAUD Al-Istiqomah pada saat kami menjelaskan terkait pembukuan sederhana ini. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh beberapa guru dan komite memberikan kami semangat pada saat membagikan ilmu yang bermanfaat ini.
Banyaknya pertanyaan terkait rumus-rumus yang digunakan dalam perhitungan membuat kami termotivasi untuk terus mempelajari pengetahuan baru mengenai sistem pencatatan baik manual maupun otomatis menggunakan Excel atau aplikasi Akuntansi lainnya, sehingga ilmu-ilmu yang kami dapat bisa diteruskan ke pihak-pihak yang membutuhkan. Kami sangat senang melihat respon positif yang diberikan oleh pihak PAUD Al-Istiqomah. Kami harap ilmu yang kami berikan akan bermanfaat.
Penulis:
Ita Puspita
Mahasiswi Universitas Pamulang
Tulisan ini dibuat dalam rangka tugas PMKM
