KETIKA sebuah perusahaan mengalami kekurangan tenaga kerja, salah satu tindakan yang paling umum dilakukan adalah membuka lowongan pekerjaan. Sebaliknya, ketika jumlah karyawan dianggap terlalu banyak, perusahaan dapat melakukan pengurangan tenaga kerja.
Menurut saya, kedua tindakan tersebut memang menjadi bagian dari pengelolaan sumber daya manusia, tetapi belum menggambarkan keseluruhan proses perencanaan SDM. Perusahaan sebenarnya perlu memikirkan lebih jauh mengenai siapa yang dibutuhkan, kemampuan apa yang harus dimiliki, kapan tenaga kerja tersebut diperlukan, dan bagaimana keberadaannya dapat mendukung tujuan organisasi.
Dalam materi dijelaskan bahwa perencanaan sumber daya manusia merupakan proses yang menghubungkan kebutuhan SDM dengan rencana strategis organisasi. Perusahaan perlu memperkirakan kebutuhan tenaga kerja, menyusun kebijakan atau program, menerapkannya, kemudian melakukan pemantauan agar ketersediaan tenaga kerja tetap sesuai dengan tujuan organisasi. Dengan kata lain, perencanaan SDM tidak hanya berbicara mengenai jumlah karyawan, tetapi juga mengenai kecukupan, keterampilan, dan kompetensi tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.
Menurut saya, bagian tersebut merupakan inti dari perencanaan SDM. Sebuah perusahaan dapat saja memiliki banyak karyawan, tetapi belum tentu mempunyai tenaga kerja yang sesuai dengan pekerjaannya. Misalnya, jumlah karyawan di suatu perusahaan sudah dianggap cukup, tetapi perusahaan kekurangan orang yang memiliki kemampuan tertentu. Kondisi seperti ini menunjukkan bahwa persoalan SDM bukan hanya mengenai kuantitas, melainkan juga kualitas dan kesesuaian antara kemampuan karyawan dengan pekerjaan yang tersedia.
Hal tersebut juga berkaitan dengan tujuan perencanaan SDM. Materi menjelaskan bahwa perencanaan tenaga kerja bertujuan memastikan adanya kesesuaian antara jumlah tenaga kerja dan posisi yang tersedia, termasuk kesesuaian kuantitas dan kualitas SDM dengan kebutuhan perusahaan. Menurut saya, perencanaan seperti ini dapat membantu perusahaan menghindari dua kondisi yang sama-sama tidak menguntungkan, yaitu kekurangan tenaga kerja dan kelebihan tenaga kerja.
Contohnya, ketika sebuah perusahaan ingin melakukan ekspansi, perusahaan tidak cukup hanya menghitung berapa banyak orang yang harus direkrut. Perusahaan perlu mengetahui terlebih dahulu pekerjaan apa yang akan bertambah, keterampilan apa yang diperlukan, dan apakah tenaga kerja yang sudah ada masih dapat memenuhi sebagian kebutuhan tersebut. Dengan melakukan pertimbangan tersebut, keputusan mengenai penambahan karyawan dapat dibuat dengan lebih terarah.
Menurut saya, perencanaan SDM juga menjadi semakin penting karena kebutuhan organisasi dapat berubah. Perusahaan dapat berkembang, melakukan diversifikasi, membuka unit bisnis baru, atau menghadapi perubahan teknologi. Materi menjelaskan bahwa pertumbuhan organisasi dan perubahan tuntutan bisnis dapat memengaruhi jumlah serta keahlian tenaga kerja yang diperlukan. Artinya, kebutuhan SDM hari ini belum tentu sama dengan kebutuhan SDM beberapa tahun mendatang.
Perubahan teknologi menjadi salah satu contoh yang mudah dilihat. Ketika perusahaan mulai menggunakan teknologi baru, beberapa pekerjaan dapat menjadi lebih efisien, sementara pekerjaan lain justru membutuhkan keterampilan yang berbeda. Dalam kondisi tersebut, perusahaan perlu melihat kembali kemampuan karyawannya. Menurut saya, perusahaan tidak seharusnya selalu menganggap bahwa solusi dari kebutuhan kompetensi baru adalah merekrut orang baru. Karyawan yang sudah ada juga dapat dikembangkan melalui pelatihan dan pembinaan apabila kemampuan yang dibutuhkan masih dapat dipelajari.
Materi menjelaskan bahwa salah satu manfaat perencanaan SDM adalah membantu perusahaan menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya. Selain itu, perencanaan juga dapat memberikan waktu yang cukup untuk mempersiapkan tenaga kerja tambahan dan menjaga mutu serta jumlah SDM. Menurut saya, hal ini menunjukkan bahwa pengembangan karyawan merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari perencanaan SDM. Perusahaan perlu memikirkan bukan hanya siapa yang akan direkrut, tetapi juga bagaimana karyawan yang sudah dimiliki dapat berkembang.
Menurut saya, pelatihan juga akan lebih bermanfaat apabila diberikan berdasarkan kebutuhan yang jelas. Jika perusahaan mengetahui bahwa dalam beberapa tahun mendatang akan membutuhkan keterampilan tertentu, perusahaan dapat mempersiapkan karyawan sejak awal. Dengan begitu, pengembangan karyawan tidak hanya menjadi kegiatan rutin, tetapi benar-benar mempunyai hubungan dengan kebutuhan organisasi.
Selain kebutuhan akibat pertumbuhan perusahaan, perencanaan SDM juga harus memperhitungkan kemungkinan berkurangnya tenaga kerja. Dalam materi disebutkan bahwa jumlah pekerja yang berhenti karena pensiun atau pemutusan hubungan kerja merupakan salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memperkirakan kebutuhan SDM. Menurut saya, perusahaan juga perlu memperhatikan kondisi tersebut agar kekosongan tenaga kerja tidak baru dipikirkan setelah pekerjaan mulai terganggu.
Sebagai contoh, apabila perusahaan mengetahui bahwa beberapa karyawan yang memiliki posisi penting akan pensiun dalam beberapa tahun, perusahaan dapat mulai mempersiapkan tenaga kerja lain untuk mengisi kebutuhan tersebut. Dengan cara ini, perusahaan memiliki waktu untuk melakukan pelatihan, pemindahan posisi, atau perekrutan apabila memang diperlukan. Perencanaan yang dilakukan lebih awal menurut saya akan membuat perusahaan lebih siap menghadapi perubahan tenaga kerja.
Perencanaan SDM juga tidak dapat dilepaskan dari kondisi keuangan perusahaan. Materi menjelaskan bahwa sumber daya keuangan perlu diperhitungkan karena strategi SDM harus mampu menggunakan biaya tenaga kerja secara praktis dan efektif. Menurut saya, perusahaan perlu mencari keseimbangan antara jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan kemampuan perusahaan dalam membiayai tenaga kerja tersebut. Menambah karyawan tanpa memperhitungkan kemampuan keuangan dapat menimbulkan masalah baru bagi perusahaan.
Dalam melakukan perencanaan, perusahaan juga perlu memperhatikan kondisi tenaga kerja dari dalam dan luar organisasi. Materi menjelaskan mengenai perkiraan persediaan internal dengan melakukan audit dan evaluasi terhadap keterampilan tenaga kerja yang sudah ada, serta perkiraan pasokan eksternal melalui analisis pasar tenaga kerja. Menurut saya, kedua sumber informasi tersebut penting karena perusahaan perlu mengetahui terlebih dahulu kemampuan yang sudah tersedia sebelum menentukan apakah harus mencari tenaga kerja dari luar.
Tahapan perencanaan SDM dalam materi juga menunjukkan bahwa proses ini tidak berhenti pada perkiraan kebutuhan. Tahap pertama berkaitan dengan memperkirakan penambahan atau pengurangan tenaga kerja, kemudian dilanjutkan dengan penetapan tujuan dan perencanaan strategis, dan terakhir implementasi serta evaluasi program. Menurut saya, tahap evaluasi sangat penting karena perusahaan perlu mengetahui apakah perencanaan yang dibuat benar-benar mampu menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.
Jika perusahaan hanya melakukan perencanaan sekali tanpa melakukan evaluasi, perubahan kondisi organisasi dapat membuat rencana tersebut tidak lagi sesuai. Karena itu, menurut saya, perencanaan SDM harus menjadi proses yang terus diperhatikan. Ketika strategi perusahaan berubah, kebutuhan tenaga kerja juga perlu ditinjau kembali. Begitu pula ketika terjadi perubahan teknologi, kondisi keuangan, pertumbuhan bisnis, maupun perubahan komposisi karyawan.
Pada akhirnya, perencanaan sumber daya manusia menurut saya merupakan salah satu bagian penting dalam memastikan organisasi dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. SDM tidak hanya perlu tersedia dalam jumlah yang cukup, tetapi juga harus memiliki kemampuan yang sesuai, ditempatkan pada posisi yang tepat, dan dipersiapkan untuk kebutuhan perusahaan di masa mendatang. Karena itu, perusahaan perlu memandang perencanaan SDM sebagai proses yang berkaitan langsung dengan keberlangsungan organisasi, bukan hanya sebagai kegiatan administratif.
Kesimpulan
Pada akhirnya, perencanaan sumber daya manusia bukan sekadar kegiatan menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan. Perencanaan SDM merupakan proses untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja dengan jumlah, kualitas, keterampilan, dan penempatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Perusahaan juga perlu memperhatikan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang agar tenaga kerja yang tersedia dapat mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Menurut saya, perencanaan SDM yang baik harus dilakukan secara terarah dan tidak menunggu sampai masalah tenaga kerja muncul. Perusahaan perlu memperkirakan kebutuhan, melihat kemampuan tenaga kerja yang sudah tersedia, mempertimbangkan kondisi pasar tenaga kerja dan keuangan, serta menyiapkan pengembangan karyawan apabila terdapat kesenjangan kompetensi. Dengan cara tersebut, perusahaan dapat lebih siap menghadapi perubahan yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi.
Dengan demikian, pertanyaan dalam perencanaan SDM seharusnya bukan hanya “berapa banyak karyawan yang dibutuhkan?”, tetapi juga “karyawan dengan kemampuan apa yang dibutuhkan dan bagaimana perusahaan mempersiapkannya?”. Menurut saya, jawaban atas pertanyaan tersebut merupakan inti dari perencanaan SDM karena keberhasilan organisasi pada akhirnya sangat bergantung pada kesesuaian antara manusia, pekerjaan, dan tujuan yang ingin dicapai.
Daftar Pustaka
Hasibuan, M. S. P. (1994). Manajemen sumber daya manusia: Dasar dan kunci keberhasilan. Jakarta: CV Masagung.
Pratama, A. (2022). Manajemen sumber daya manusia: Untuk pemerintahan dari teori ke praktik. Penerbit Widina.
Sulistiyani, A. T., & Rosidah. (2003). Manajemen sumber daya manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Penulis:
Nur Shabrina Mukti
Mahasiswa Manajemen S1
Fakultas Ekonomi & Bisnis
Universitas Pamulang
Dosen Pengampu: Mukhamad Khotib Arifai S.E. , M.M.
